3 Excel Tools ที่คนทำงานควรรู้ เพื่อการตัดสินใจที่ดีขึ้นทันที (พร้อมตัวอย่างใช้งานจริง)

หลายคนยังเข้าใจว่า Excel เอาไว้ใช้ทำบัญชี จดรายรับ รายจ่าย หรือทำตาราง พลอตกราฟนิดๆหน่อยๆ แต่จริงๆแล้ว Excel เป็นเครื่องมือทรงพลัง ที่ถูกใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ ตั้งแต่การตัดสินใจเล็กๆ จนถึงการตัดสินใจมูลค่ามหาศาล

จากการสำรวจในปี 2022 ในโลกเรา มีคนใช้ Excel อยู่กว่า 1.1 พันล้านคน แต่กว่า 70% ยอมรับว่าตัวเองใช้เป็นแค่ขั้นเริ่มต้น หรือ ขั้นกลาง (source)

วันนี้ อยากจะชวนมารู้จัก 3 เครื่องมือสำคัญใน Excel ที่จะช่วยยกระดับทั้ง skill Excel และ skill การตัดสินใจของคุณให้ถูกต้อง แม่นยำ และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

🚩 Tool #1: Named Ranges + Structured Formulas: สร้างโมเดลที่เข้าใจง่ายและลดข้อผิดพลาด

Named Ranges คืออะไร?

Named Ranges คือ การตั้งชื่อให้กับกลุ่มเซลล์ที่เราจะใช้งานบ่อยๆ เพื่อให้สามารถนำไปใช้ในสูตรได้ง่ายขึ้น แทนที่จะใช้สูตรที่ดูยาก (เป็นหนึ่งใน Excel function ที่โดนมองข้ามมากที่สุด ทั้งที่มันมีประโยชน์สุดๆ)

❌ แบบเดิม:

B2 * C2 - D2

✅ ใช้ Named Ranges:

Sales * Price - Cost

ทำไมถึงสำคัญกับการตัดสินใจ?

• ลดข้อผิดพลาดจากการใช้สูตรผิด cell
• ช่วยให้คนอื่นที่ดูรายงานเข้าใจง่าย และเห็น logic การคิดชัดเจน
• เวลาที่ข้อมูลเปลี่ยนแปลงก็จัดการง่าย ลดเวลาในการตรวจสอบข้อมูลซ้ำๆ

Fun fact: ความผิดพลาดเล็กๆน้อยๆใน Excel ที่หลายคนมองข้าม สร้างความเสียหายทางธุรกิจปีละหลายพันล้านเหรียญเลยทีเดียว (source)

ตัวอย่างการใช้งาน:

ฝ่ายการเงินต้องการคำนวณกำไร (Profit) จากยอดขาย (Revenue) และต้นทุน (Cost):

วิธีใช้:

1. เลือกช่วงข้อมูล โดยในตัวอย่างนี้ column A จะเป็นชื่อของข้อมูล และ column B เป็นตัวข้อมูล
2. ไปที่ menu: Formulas
3. Create from Selection
4. Left column (เพราะในตัวอย่างนี้ ชื่อของข้อมูลอยู่ column ด้านซ้ายของตัวข้อมูล) ⇒ OK
5. ตอนนี้ cell B2 จะมีชื่อว่า Revenue และ cell B3 จะมีชื่อว่า cost
6. เมื่อเราเขียนสูตรคำนวณ จากเดิมที่เป็น =B2-C2 ก็กลายเป็น =Revenue - Cost

ผลลัพธ์: เราจะสามารถเข้าใจโมเดลได้ทันที ลดข้อผิดพลาดในการอ้างอิง cell ผิด และทำให้การตรวจสอบข้อมูลง่ายยิ่งขึ้น (หรือถ้าทำอะไรผิด ก็เห็นได้ง่ายขึ้น จะได้แก้ทัน)

📌 Tips: ตั้งชื่อให้ง่ายและสื่อความหมาย เช่น Sales2025 หรือ TotalExpenses

🚩 Tool #2: Goal Seek เริ่มจากผลลัพธ์ แล้วหาคำตอบว่าคุณต้องทำอะไร

Goal Seek คืออะไร?

Goal Seek คือ เครื่องมือที่ช่วยเราหาคำตอบว่า “ถ้าต้องการผลลัพธ์แบบนี้ เราจะต้องทำอะไรบ้าง?” เช่น เราต้องขายสินค้าเท่าไร ถึงจะได้กำไรตามเป้า

ทำไมถึงสำคัญกับการตัดสินใจ?

• ช่วยในการวางแผนธุรกิจแบบย้อนกลับ (Reverse Engineering)
• คำนวณ Break-even point ว่าเราต้องอยู่ในจุดไหน ถึงจะคุ้มทุน
• ช่วยกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและเป็นไปได้จริง (Realistic Goals)

ตัวอย่างการใช้งาน:

สถานการณ์:

สมมติว่าคุณต้องการกำไรสุทธิ 500,000 บาทต่อเดือน

• ราคาสินค้าชิ้นละ 500 บาท
• ต้นทุนรวม 200,000 บาท

คุณอยากรู้ว่า ต้องขายสินค้าได้กี่ชิ้นจึงจะได้กำไรตามเป้า?

วิธีใช้:

1. เริ่มจากการใช้เครื่องมือ ‘Name Ranges’ตั้งชื่อให้ข้อมูลใน column B
2. หลังจากนั้น สร้างสูตรคำนวณกำไรสุทธิ โดยกำไร จะมาจากรายได้จากการขาย หักด้วยค่าใช้จ่าย Profit = (UnitPrice * UnitSales) - TotalCost ในที่นี้ ถ้าเราขายได้เดือนละ 1,000 ชิ้น เราจะได้กำไร 300,000 บาท
3. หากเราต้องการกำไร 500,000 บาท จะต้องขายกี่ชิ้น? ให้ไปที่ Data > What-If Analysis > Goal Seek
4. ใส่ผลลัพธ์ที่ต้องการ (Set cell: Profit (B5), To value: 500000)
5. เลือก cell จำนวนที่ต้องขาย (B4) (By changing cell) ⇒ OK

ผลลัพธ์: Excel จะบอกจำนวนสินค้าที่คุณต้องขายเพื่อให้ได้กำไรที่ต้องการทันที ในที่นี้ ถ้าเราต้องการกำไร 500,000 บาท เราต้องขายให้ได้เดือนละ 1,400 ชิ้น

📌 Tips: Goal Seek เหมาะสำหรับการวางแผนยอดขาย วางแผนกำไร หรือการตั้งเป้าหมายต่างๆ ที่ต้องการผลลัพธ์ชัดเจน

🚩 Tool #3. Data Tables (What-If Analysis): วิเคราะห์ผลลัพธ์ในหลายสถานการณ์

Data Tables คืออะไร?

Data Tables คือ เครื่องมือที่ช่วยวิเคราะห์ข้อมูลแบบ What-if โดยเปลี่ยนค่าตัวแปร (เช่น ราคา, ต้นทุน, ยอดขาย) เหมาะกับการทำ Sensitivity Analysis เพื่อดูว่าผลลัพธ์จะเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรหากตัวแปรสำคัญๆ เปลี่ยนไป

ทำไมถึงสำคัญกับการตัดสินใจ?

• ทำให้เห็นภาพรวมชัดเจน เมื่อเงื่อนไขหรือสถานการณ์เปลี่ยนไป
• ช่วยวิเคราะห์ความเสี่ยงและโอกาสต่างๆ ก่อนตัดสินใจ
• สร้าง Scenario ที่หลากหลายภายในเวลาไม่กี่วินาที

ตัวอย่างการใช้งาน:

สถานการณ์: บริษัทจะออกสินค้าใหม่ และอยากรู้ว่าถ้าราคาและจำนวนหน่วยที่ขายได้เปลี่ยนไป กำไรจะเปลี่ยนไปอย่างไร

• วิธีใช้:
  1. สร้างสูตรคำนวณกำไรสุทธิ ใน cell B5 (จากตารางด้านบน)
  2. ตั้งตารางด้านหนึ่งคือราคาขาย (row: 300 – 600) อีกด้านหนึ่งคือจำนวนที่ขาย (column: 500 – 1500)
  3. ไปที่ Data > What-If Analysis > Data Table โดยเซต Row input cell = $B$4 เป็นจำนวนหน่วย และ Column input cell = $B$2 เป็นราคาต่อหน่วย ให้สอดคล้องกับตารางในข้อ 2 ⇒ OK

ผลลัพธ์: คุณจะได้ตารางแสดงกำไรสุทธิในแต่ละสถานการณ์ที่ต่างกัน ช่วยให้เห็นชัดว่าจุดไหนที่ต้องปรับปรุงหรือระวัง

📌 Tips: Data Tables เหมาะมากสำหรับวางแผนเชิงกลยุทธ์และประเมินความเสี่ยง โดยเฉพาะในสถานการณ์ที่มีความไม่แน่นอนสูง

🔑 สรุปเทคนิคสำคัญ:

• ใช้ Named Ranges เพื่อโมเดลที่เข้าใจง่ายและลดข้อผิดพลาด
• Goal Seek ช่วยให้คุณรู้ว่าต้องทำอะไรถึงได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ
• Data Tables ทำให้คุณเตรียมพร้อมรับมือกับความไม่แน่นอนและวางแผนกลยุทธ์ได้ดีขึ้น

ลองนำ 3 เครื่องมือนี้ไปใช้งานจริง แล้วจะพบว่า Excel สามารถช่วยให้การตัดสินใจได้ดีขึ้น และ มีประสิทธิภาพมากขึ้น 😊